Adoption numérique
Déployez un nouveau flux de travail avec votre équipe, sans le lui imposer
Testez un petit changement, préparez des guides de tâches en français et en anglais, puis élargissez le déploiement seulement lorsque le travail réel justifie la décision.
Le logiciel est prêt, mais le personnel utilise encore l’ancien tableur parce que les exceptions, la formation et le soutien ont été laissés au jour du lancement.
Testez une tâche complète avec les personnes qui l’exécutent. Intégrez les consignes, le soutien et la solution de repli à la livraison—pas après coup.
Testez le travail, pas seulement les boutons
Une démonstration prouve qu’une personne peut présenter le logiciel. Un projet pilote permet de vérifier si l’équipe peut accomplir du travail réel, malgré les données manquantes, les corrections et les interruptions. Choisissez une tâche bien délimitée et convenez de qui offrira le soutien.
La fiche Planifier-Faire-Étudier-Agir de l’IHI décrit comment planifier un test, le réaliser, tirer des leçons de ses conséquences et décider des modifications à apporter. C’est un outil d’amélioration de la qualité, et non une preuve qu’un déploiement logiciel donné réussira. [1]
Appliquez ce cycle d’apprentissage à un essai approuvé à petite échelle. Précisez ce que vous comptez améliorer, ce qui pourrait mal tourner et ce qui vous ferait arrêter. Incluez les personnes qui reçoivent le travail en aval ainsi que celles qui le saisissent.
Rédigez un guide de tâche dans les langues de travail de l’équipe
Un aide-mémoire utile suit une seule tâche : quand elle commence, ce dont la personne a besoin, ce qu’elle fait, comment elle sait que la tâche est terminée et qui l’aide en cas de problème. Évitez de faire le tour de tous les menus.
Pour les guides en français et en anglais, conservez les mêmes étapes et la même référence de version dans les deux. Utilisez des consignes courtes et directes et demandez à des personnes travaillant dans chaque langue de vérifier que l’action et le traitement des exceptions ont le même sens. La traduction automatique seule ne constitue pas une révision.
Utilisez des captures d’écran approuvées dont les renseignements privés ont été retirés. Testez chaque guide en demandant à un collègue d’accomplir la tâche sans accompagnement. Aux endroits où il hésite, améliorez le guide ou le flux de travail plutôt que de supposer qu’il doit faire plus d’efforts. Il s’agit de recommandations rédactionnelles, et non d’une déclaration de conformité aux lois du Québec.
Prévoyez un point de décision avant d’élargir le déploiement
Consignez la présence aux formations, mais ne confondez pas présence et compétence. Demandez aux utilisateurs d’accomplir une tâche courante et de traiter une exception fréquente. Assurez-vous que le soutien reste accessible pendant l’essai.
Au moment du bilan, examinez le travail accompli, les corrections, les questions non résolues et le temps consacré au soutien. Décidez d’élargir le déploiement, de le réviser ou de l’arrêter. Il n’existe pas de durée idéale universelle pour un projet pilote; utilisez la fréquence, le risque et la variabilité de la tâche pour déterminer si vous avez assez de preuves.
Lorsque vous élargissez le déploiement, désignez la personne responsable de la procédure, des deux versions linguistiques et des mises à jour futures. Gardez la solution de repli disponible pendant la période de transition convenue, mais évitez que deux systèmes sans responsable deviennent des sources concurrentes permanentes.
Une fiche pratique de décision de déploiement
| Étape | Preuves à recueillir |
|---|---|
| Préparer | Périmètre de la tâche, utilisateurs du projet pilote, responsable du soutien et condition d’arrêt |
| Pratique | Une tâche courante accomplie et une exception traitée |
| Mettre à l’essai | Temps de traitement, corrections et questions de soutien |
| Révision | Décision d’élargir le déploiement, de le réviser ou de l’arrêter, avec justification |
| Maintenir | Responsable de la procédure et versions concordantes du guide en français et en anglais |
Une structure de déploiement suggérée, et non un calendrier de formation financée ni une déclaration d’admissibilité.
Essayez-le dans votre organisation
- Choisissez un flux de travail complet et demandez à ses utilisateurs de relever les exceptions courantes.
- Préparez des guides de tâches équivalents en français et en anglais et passez-les en revue avec le personnel.
- Menez un essai limité avec un responsable du soutien accessible et une solution de repli.
- Évaluez ensemble la qualité du travail et l’effort de soutien avant d’élargir le déploiement.
Comment savoir si cela a été utile
Vérifiez les tâches réussies du premier coup, les corrections, les demandes d’aide et le temps total de traitement, soutien compris. Demandez si le personnel sait où trouver le guide à jour et comment signaler un problème. L’utilisation à elle seule ne démontre pas que le flux de travail a été utile.
Sources et notes de révision
- [1]Fiche Planifier-Faire-Étudier-Agir (PDSA)
Institute for Healthcare Improvement
Les recommandations de déploiement et de guides sont des conseils pratiques, et non des conseils de conformité juridique ni une promesse de financement de formation. Ne déduisez pas de résultats clients de ces exemples de planification.