PROCESSUS CARTOGRAPHIÉDONNÉES CONNECTÉESRÈGLES DÉFINIESAPPROBATIONS ACHEMINÉESAI EN CONTEXTEMAÎTRISE DU SYSTÈMEPROCESSUS CARTOGRAPHIÉDONNÉES CONNECTÉESRÈGLES DÉFINIESAPPROBATIONS ACHEMINÉESAI EN CONTEXTEMAÎTRISE DU SYSTÈME
Exemples de flux de travail
Choisissez le problème. Voyez comment votre système sur mesure relie les outils.
Chaque exemple montre ce qui déclenche le processus, ce que votre portail sur mesure transfère automatiquement entre les outils, qui intervient et ce qui change pour votre équipe et vos clients. Ce sont des modèles que nous adaptons à vos activités — vos processus, vos outils, vos règles — et non un logiciel universel auquel vous devez vous adapter.
Mises à jour de statutRéf WF-01
Une intervention change de statut. Le client reçoit un texto.
“Les clients appellent sans cesse pour savoir où en sont les choses.” De la demande initiale à « nous sommes en route », chaque changement important se transmet automatiquement aux bonnes personnes — personne n’a à le transférer, à le ressaisir ou à penser à l’envoyer.
Tout commence quand : Une nouvelle demande de service arrive par le formulaire du site Web ou par courriel.
Votre portail sur mesure · conçu par Be On It™
Conçu pour votre entreprise, il relie les outils ci-dessous, fait passer le travail de l’un à l’autre et tient les gens informés.
Gmail
La demande arrive par courriel ou par formulaire Web
Se transmet automatiquement : Automatisé : Nom du client, adresse, détails de la demande
Automatisation · gérée par votre portail
L’intervention est créée et acheminée au bon coordonnateur
La visite est inscrite au calendrier du technicien
Se transmet automatiquement : Automatisé : Date, plage horaire, lieu
Google Sheets
Le registre des interventions et les coûts se mettent à jour automatiquement
Se transmet automatiquement : Automatisé : Changement de statut : « Technicien en route »
Texto
Le client reçoit une brève mise à jour par texto
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
Texto
Envoyé au client automatiquement
Bonjour Marie, votre technicien Alex est en route et devrait arriver entre 1:00 et 1:30 PM. Répondez à ce texto si quelque chose change.
Livré · à l’instant
Personnes concernées
Coordinator · Technician · Client
Pour votre équipe
Le coordonnateur voit le statut de chaque intervention au même endroit plutôt que de devoir relancer le technicien pour obtenir des nouvelles.
Pour votre client
Le client sait ce qui se passe sans avoir à appeler.
Suivis manquésRéf WF-02
Aucune soumission ne reste en attente sans relance.
“Les soumissions, les demandes et les rappels passent entre les mailles du filet.” Les soumissions envoyées sont suivies, et une relance courtoise est envoyée si le client n’a pas répondu après le nombre de jours convenu.
Tout commence quand : Une soumission est envoyée à un client.
Votre portail sur mesure · conçu par Be On It™
Conçu pour votre entreprise, il relie les outils ci-dessous, fait passer le travail de l’un à l’autre et tient les gens informés.
HubSpot
La soumission est consignée au dossier client
Se transmet automatiquement : Automatisé : Montant de la soumission, date d’envoi, responsable
Automatisation · gérée par votre portail
Le délai de relance commence selon votre règle
Se transmet automatiquement : Automatisé : Date prévue du rappel
Gmail
Un courriel de relance courtois est envoyé en l’absence de réponse
Se transmet automatiquement : Automatisé : Toujours aucune réponse après le deuxième rappel
Texto
Le responsable reçoit un texto pour appeler personnellement
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
Texto
Envoyé au client automatiquement
Bonjour Daniel, je voulais simplement vérifier que vous avez reçu notre soumission pour la rénovation de la cuisine. Je répondrai avec plaisir à vos questions.
Livré · à l’instant
Personnes concernées
Sales owner · Client
Pour votre équipe
Les relances se font au moment prévu, et une personne intervient seulement lorsqu’un appel personnel en vaut la peine.
Pour votre client
Le client reçoit un rappel courtois au bon moment plutôt que de rester sans nouvelles.
Saisie de données répétéeRéf WF-03
Saisissez les renseignements du client une seule fois.
“Les mêmes renseignements sont saisis à trois endroits différents.” Les renseignements recueillis à l’accueil sont partagés avec le CRM, la fiche de travail et le dossier, sans que personne ait à les recopier.
Tout commence quand : Un nouveau client remplit un formulaire d’accueil.
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Automatisation · gérée par votre portail
Le formulaire d’accueil recueille les renseignements du client
Se transmet automatiquement : Automatisé : Coordonnées, adresse, type de service
HubSpot
Le dossier client est créé ou mis à jour
Se transmet automatiquement : Automatisé : Identifiant du client
Google Sheets
Une ligne est ajoutée à la fiche de travail avec les mêmes renseignements
Se transmet automatiquement : Automatisé : Nom du dossier
Google Drive
Un dossier client est créé pour les documents
Se transmet automatiquement : Automatisé : Renseignements d’accueil, prochaines étapes, lien vers le dossier
Gmail
Le client reçoit un courriel de bienvenue avec les prochaines étapes
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
GmailEnvoyé automatiquement
Bienvenue — voici les prochaines étapes
Y
Votre équipe <hello@yourcompany.ca>
à Julie Tremblay
Bonjour Julie, merci de nous avoir choisis. Votre chargé de projet est Marc, et il vous appellera d’ici deux jours ouvrables pour confirmer la visite des lieux. Vous pouvez téléverser des photos ou des plans dans votre dossier partagé en tout temps.
Personnes concernées
Office administrator · Project lead · Client
Pour votre équipe
Une seule saisie plutôt que trois, avec moins d’erreurs de frappe entre les systèmes.
Pour votre client
Le client n’a pas à fournir les mêmes renseignements deux fois.
PlanificationRéf WF-04
Les réservations se confirment automatiquement.
“Réserver, confirmer et reporter des rendez-vous prend toute la journée.” Lorsqu’un rendez-vous est réservé, le calendrier, l’équipe et le client reçoivent les mêmes renseignements, avec un rappel la veille.
Tout commence quand : Un client réserve une plage horaire en ligne.
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Calendly
Le client choisit une plage horaire
Se transmet automatiquement : Automatisé : Date, heure, service
Google Calendar
L’événement est ajouté au calendrier du bon membre du personnel
Se transmet automatiquement : Automatisé : Membre du personnel, notes de préparation
Notion
Une liste de vérification préparatoire est créée pour l’équipe
Se transmet automatiquement : Automatisé : Rappel 24 heures avant
Texto
Le client reçoit un rappel par texto
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Texto
Envoyé au client automatiquement
Rappel: votre rendez-vous est demain à 10:00 AM. Répondez C pour confirmer ou R pour reporter.
Livré · à l’instant
Personnes concernées
Front desk · Staff member · Client
Pour votre équipe
Moins d’appels de confirmation manuels et une équipe qui arrive préparée.
Pour votre client
Le client reçoit un rappel clair et peut facilement confirmer ou reporter.
Mises à jour de statutRéf WF-05
Le client sait quand sa commande est prête.
“Les clients appellent sans cesse pour savoir où en sont les choses.” Quand le travail est marqué comme terminé, la facture est préparée et le client est avisé que sa commande est prête pour la cueillette ou la livraison.
Tout commence quand : Un membre de l’équipe marque une commande comme terminée.
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Automatisation · gérée par votre portail
La commande est marquée comme terminée
Se transmet automatiquement : Automatisé : Numéro de commande, montant final
Microsoft 365
Un brouillon de facture est préparé pour révision dans Excel ou Outlook
Se transmet automatiquement : Automatisé : Facture approuvée
Texto
Le client reçoit un texto indiquant que sa commande est prête pour la cueillette
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Texto
Envoyé au client automatiquement
Bonne nouvelle — votre commande #4821 est prête pour la cueillette. Nos heures d’ouverture sont de 8 AM à 5 PM, du lundi au vendredi.
Livré · à l’instant
Personnes concernées
Production lead · Accounting · Client
Pour votre équipe
La comptabilité voit immédiatement le travail terminé au lieu d’attendre un courriel.
Pour votre client
Le client est avisé dès que sa commande est prête.
Suivis manquésRéf WF-06
Un ordre de changement est approuvé — ou transmis au responsable.
“Les soumissions, les demandes et les rappels passent entre les mailles du filet.” Quand la portée des travaux change en cours de projet, les travaux supplémentaires sont chiffrés, envoyés pour approbation et planifiés seulement après l’accord du client. Sans réponse, la bonne personne est alertée avant que les travaux soient bloqués.
Tout commence quand : Un technicien signale que des travaux dépassant la soumission initiale sont nécessaires.
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Automatisation · gérée par votre portail
La demande de changement est consignée au dossier des travaux avec des photos et des notes
Se transmet automatiquement : Automatisé : Changement de portée, coût estimé, motif
Google Sheets
Le prix est calculé à partir de votre grille tarifaire
Se transmet automatiquement : Automatisé : Ordre de changement chiffré, vérification de la marge
Gmail
Le client reçoit l’ordre de changement pour approbation
Se transmet automatiquement : Automatisé : Statut d’approbation, ou absence de réponse après 2 jours
Automatisation · gérée par votre portail
Les travaux approuvés sont planifiés; les demandes sans réponse sont transmises au responsable du projet
Se transmet automatiquement : Automatisé : Nouvelle date de visite, total des travaux mis à jour
Google Calendar
La visite supplémentaire est ajoutée au calendrier de l’équipe
Se transmet automatiquement : Automatisé : Horaire confirmé
Texto
Le client reçoit une confirmation de la nouvelle date
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
Texto
Envoyé au client automatiquement
Vos travaux supplémentaires sont approuvés et prévus jeudi matin. Le total mis à jour se trouve dans votre courriel. Répondez si vous avez des questions.
Livré · à l’instant
Personnes concernées
Technician · Project lead · Client
Pour votre équipe
Aucun travail supplémentaire ne commence sans approbation et aucune demande d’approbation ne reste oubliée dans une boîte de réception — le responsable du projet intervient seulement quand un client ne répond plus.
Pour votre client
Le client approuve les changements par écrit, connaît le nouveau prix avant le début des travaux et reçoit une date confirmée par texto.
Mises à jour de statutRéf WF-07
Une livraison fournisseur en retard entraîne la replanification des travaux avant le premier appel.
“Les clients appellent sans cesse pour savoir où en sont les choses.” Quand une livraison liée à un bon de commande est retardée, tous les travaux qui dépendent de ce matériel sont repérés et replanifiés, et les clients touchés sont avisés de façon proactive — au lieu que l’équipe arrive sur un chantier vide.
Tout commence quand : Un fournisseur confirme une date de livraison plus tardive que prévu.
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Gmail
L’avis de livraison mis à jour du fournisseur arrive par courriel
Se transmet automatiquement : Automatisé : Numéro de bon de commande, nouvelle date de livraison
Automatisation · gérée par votre portail
Tous les travaux en cours qui dépendent de ce matériel sont repérés
Se transmet automatiquement : Automatisé : Travaux touchés, dates prévues, équipes affectées
Google Calendar
Les visites touchées sont reportées après la nouvelle date de livraison
Se transmet automatiquement : Automatisé : Rendez-vous replanifiés
Google Sheets
Le journal des travaux et les prévisions de coûts sont mis à jour avec les nouvelles dates
Se transmet automatiquement : Automatisé : Liste des clients à aviser
Texto
Chaque client touché reçoit une nouvelle date par texto
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Texto
Envoyé au client automatiquement
Bonjour Sophie, un retard de matériaux reporte votre installation au Tuesday, May 12. Nous sommes désolés de ce changement — tout le reste demeure inchangé. Répondez si cette date ne vous convient pas.
Livré · à l’instant
Personnes concernées
Purchasing · Coordinator · Crew · Client
Pour votre équipe
Un seul retard déclenche tous les ajustements en aval à la fois; la coordination révise l’horaire au lieu de le refaire à la main.
Pour votre client
Le client apprend la nouvelle date par vous d’abord — jamais par l’absence d’une équipe.
PlanificationRéf WF-08
Les contrats d’entretien se renouvellent et se planifient automatiquement.
“Réserver, confirmer et reporter des rendez-vous prend toute la journée.” Les ententes de service récurrentes sont suivies de bout en bout: la prochaine visite est réservée avant l’expiration du contrat, la soumission de renouvellement est envoyée à temps et le client reçoit un rappel — à chaque cycle, sans tableur de dates.
Tout commence quand : Un contrat de service arrive à 60 jours de sa date de renouvellement.
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Conçu pour votre entreprise, il relie les outils ci-dessous, fait passer le travail de l’un à l’autre et tient les gens informés.
Automatisation · gérée par votre portail
La période de renouvellement commence; le contrat et l’historique de service sont regroupés
Se transmet automatiquement : Automatisé : Conditions du contrat, historique des visites, prix de renouvellement
HubSpot
La soumission de renouvellement est préparée à partir du dossier client
Se transmet automatiquement : Automatisé : Date d’envoi de la soumission
Gmail
Le client reçoit la soumission de renouvellement avec le résumé des services de l’année précédente
Se transmet automatiquement : Automatisé : Acceptation, ou rappel de suivi
Calendly
Le client choisit sa prochaine visite parmi les plages horaires proposées
Se transmet automatiquement : Automatisé : Date choisie, technicien
Google Calendar
La visite est réservée et le calendrier annuel est mis à jour
Se transmet automatiquement : Automatisé : Rendez-vous confirmé
Texto
Le client reçoit un rappel la veille de la visite
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
Texto
Envoyé au client automatiquement
Rappel: votre visite d’entretien annuel est demain entre 9 et 11 AM. Votre technicien est Sam. Répondez R pour la reporter.
Livré · à l’instant
Personnes concernées
Account manager · Technician · Client
Pour votre équipe
Les renouvellements ne dépendent plus de la mémoire de quelqu’un — les contrats qui arrivent à échéance restent toujours visibles, et les visites s’inscrivent automatiquement au calendrier.
Pour votre client
Le client reçoit un rappel de renouvellement avant la fin de sa couverture et réserve sa visite en deux gestes.
ApprobationsRéf WF-09
Chaque demande d’achat reçoit un oui ou un non — et le suivi se fait automatiquement dans les deux cas.
“Les achats et les demandes attendent un oui dans une boîte de réception.” Les employés demandent ce dont ils ont besoin dans un seul formulaire. Le gestionnaire approprié approuve dans Teams selon le montant. Les demandes approuvées deviennent un bon de commande envoyé au fournisseur par courriel; les demandes refusées sont retournées au demandeur avec le motif.
Tout commence quand : Un employé soumet une demande d’achat de matériaux, d’équipement ou de services.
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Automatisation · gérée par votre portail
La demande est vérifiée selon le budget et acheminée selon le montant
Se transmet automatiquement : Automatisé : Article, fournisseur, coût, poste budgétaire, demandeur
Microsoft Teams
Le gestionnaire reçoit une carte d’approbation dans Teams et sélectionne Approuver ou Refuser
Si la demande est approuvée
Le bon de commande est numéroté, le budget est réservé et la commande est envoyée au fournisseur par courriel.
Si la demande est refusée
Le demandeur reçoit le motif et la note du gestionnaire, puis peut modifier et soumettre de nouveau sa demande en un clic.
Se transmet automatiquement : Automatisé : Décision, approbateur, horodatage
Google Sheets
Le suivi budgétaire est mis à jour avec les dépenses engagées
Se transmet automatiquement : Automatisé : Bon de commande PDF, adresse de livraison
Microsoft Outlook
Le fournisseur reçoit le bon de commande par courriel
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
OutlookEnvoyé automatiquement
Bon de commande PO-2417 — 12 harnais de sécurité
P
Achats <purchasing@yourcompany.ca>
à Nordic Supply Inc.
Bonjour, vous trouverez en pièce jointe le bon de commande PO-2417 pour 12 harnais de sécurité, approuvé aujourd’hui. Livraison à notre entrepôt de Laval d’ici Friday. Veuillez confirmer la réception et la date d’expédition prévue.
Pièce jointe.pdf
Personnes concernées
Requester · Department manager · Purchasing · Accounting · Supplier
Pour votre équipe
Aucun achat ne se fait sans l’approbation appropriée, chaque décision est consignée et la comptabilité voit les dépenses engagées avant l’arrivée de la facture.
Pour l’employé
Le demandeur connaît la réponse le jour même — et le motif — au lieu de courir après un gestionnaire dans le corridor.
Entre équipesRéf WF-10
Les congés sont approuvés une seule fois — et toute l’équipe voit qui est au travail.
“Personne ne sait vraiment qui est au travail, qui est en congé ou ce qu’un autre service a décidé.” Un employé demande un congé, son gestionnaire approuve ou refuse, et les absences approuvées s’affichent dans le calendrier d’équipe partagé pour que chaque service sache qui sera absent avant de planifier la semaine.
Tout commence quand : Un employé soumet une demande de vacances, de congé de maladie ou d’absence pour un rendez-vous.
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Automatisation · gérée par votre portail
La demande est vérifiée selon le solde restant et les effectifs disponibles
Se transmet automatiquement : Automatisé : Dates, type de congé, solde restant, absences qui se chevauchent
Microsoft Outlook
Le gestionnaire approuve ou refuse à partir du courriel
Si la demande est approuvée
Le solde est mis à jour et l’absence est ajoutée au calendrier d’équipe partagé.
Si la demande est refusée
L’employé reçoit une explication et des propositions de dates rapprochées où les effectifs sont suffisants.
L’absence s’affiche dans le calendrier d’équipe partagé
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
Disponibilité de l’équipePartagé avec l’équipe
Karim — vacances (remplacement : Léa)
Mon Jun 8 – Fri Jun 12
Cette semaine
KarimAbsent
LéaPrésent
NadiaPrésent
TomAbsent
Personnes concernées
Employee · Manager · Team · HR
Pour votre équipe
Tout le monde voit qui est présent et qui est absent dans un seul calendrier, ce qui permet de planifier les horaires et les relais selon les disponibilités réelles.
Pour l’employé
L’employé obtient rapidement une réponse claire, et les soldes des RH restent exacts sans feuille de calcul distincte.
Entre équipesRéf WF-11
Une nouvelle recrue est prête dès le premier jour — chaque service a fait sa part.
“Personne ne sait vraiment qui est au travail, qui est en congé ou ce qu’un autre service a décidé.” Dès qu’une offre est signée, les TI, les RH, le gestionnaire et l’administration reçoivent chacun leur liste de vérification. Personne n’attend un courriel transféré, et la nouvelle recrue est accueillie avec tout le nécessaire.
Tout commence quand : Une offre d’emploi est marquée comme signée.
Votre portail sur mesure · conçu par Be On It™
Conçu pour votre entreprise, il relie les outils ci-dessous, fait passer le travail de l’un à l’autre et tient les gens informés.
Automatisation · gérée par votre portail
Le plan d’intégration s’ouvre avec des tâches pour chaque service
Se transmet automatiquement : Automatisé : Date d’entrée en poste, rôle, équipement, accès requis
Microsoft Teams
Les TI, les RH et le gestionnaire reçoivent chacun leurs tâches dans leur canal d’équipe
Les rencontres de la première semaine sont planifiées avec les bonnes personnes
Se transmet automatiquement : Automatisé : Horaire, personne accompagnatrice, détails du premier jour
Microsoft Outlook
La nouvelle recrue reçoit un courriel de bienvenue avec son programme de la première semaine
C’est votre système, conçu pour vos processus — pas un logiciel prêt à l’emploi. S’il manque un élément, nous l’y intégrons : interventions, soumissions, tâches, approbations.
OutlookEnvoyé automatiquement
Bienvenue dans l’équipe — votre première semaine
N
Nadia (RH) <hr@yourcompany.ca>
à Olivier Gagnon
Bonjour Olivier, nous avons hâte de vous accueillir lundi à 8:30. Votre portable et vos comptes sont prêts, Léa vous accompagnera, et les rencontres de votre première semaine sont déjà dans votre calendrier. À bientôt!
Pièce jointe.pdf
Personnes concernées
HR · IT · Hiring manager · Office · New hire
Pour votre équipe
Chaque service voit uniquement sa partie, et le gestionnaire consulte une seule barre de progression plutôt que de relancer quatre personnes.
Pour l’employé
La nouvelle recrue arrive avec un poste de travail prêt, des comptes fonctionnels et une première semaine bien définie.
Exemples à titre illustratif avec des noms fictifs. Les noms d’outils sont des exemples d’outils compatibles, pas une garantie que chaque flux de travail se connecte à chaque produit. Les connexions possibles dépendent de vos services, des autorisations de vos comptes et de vos exigences, que nous confirmons avec vous avant le développement.
Évaluation des points de friction de vos systèmes d’entreprise
Voyez lequel de ces modèles convient à vos activités.
01
Ce que nous vous demanderons
Environ 15 questions auxquelles répondre en cliquant : les outils que vous utilisez, les endroits où il faut ressaisir des données ou faire des suivis, et les mises à jour que vos clients attendent. Rien à saisir, sauf une note facultative à la fin.
02
Ce que vous obtenez
Un bilan préliminaire des pertes de temps dans vos activités, des transferts entre équipes à connecter en priorité et des modèles de flux de travail qui vous conviennent.
03
La suite
Nous examinons personnellement vos réponses et vous répondons par courriel. Si vos besoins correspondent à notre offre, nous proposons un court appel. Sans obligation, et rien n’est mis en place sans votre approbation.
