Amélioration des flux de travail
Avant de relier vos systèmes, convenez de l’enregistrement de référence
Définissez les responsabilités liées aux enregistrements, des identifiants stables et quelques contrôles de qualité utiles avant d’automatiser les transferts de données.
Les ventes, les opérations et la comptabilité présentent différentes versions d'un même client ou mandat, et connecter les outils pourrait propager les divergences plus rapidement.
Choisissez la source de référence pour chaque champ essentiel, puis attribuez un responsable et une procédure de correction aux erreurs.
La qualité dépend de l'usage prévu
Une fiche de contact peut suffire pour un rappel interne, mais être incomplète pour la facturation. Commencez par préciser la décision ou le processus que les données doivent soutenir, plutôt que de déclarer toute une base de données ‘propre’.
Les lignes directrices sur la qualité des données du gouvernement du Canada décrivent la qualité selon des dimensions comme l'exactitude, l'exhaustivité, la cohérence et l'actualité. Elles insistent sur l'adéquation à l'usage prévu et précisent que les dimensions n'ont pas toutes la même pertinence dans chaque contexte. Ces lignes directrices s'adressent aux fonctionnaires fédéraux; nous en utilisons ici le vocabulaire, pas les obligations. [1]
Choisissez un petit ensemble de vérifications pour les données réellement transmises lors du transfert. Une date apparemment valide ne prouve pas qu'un événement a eu lieu. Une adresse client complète ne prouve pas qu'elle est à jour. Différentes vérifications répondent à différentes questions.
Concevez le parcours de correction avant le transfert
Pour chaque vérification, précisez le responsable, l'endroit où l'exception apparaît et celui où elle est corrigée. Corrigez le dossier faisant autorité lorsque c'est approprié, pas seulement la copie exportée. Sinon, le prochain transfert peut recréer la même erreur.
Le cadre de qualité des données du gouvernement du Royaume-Uni préconise une démarche proactive fondée sur des données probantes et le traitement des causes plutôt que des seuls symptômes. Il s'agit de lignes directrices pour le secteur public, et non d'un programme de certification pour votre entreprise. [2]
Testez les dossiers normaux, les identifiants manquants, les mises à jour contradictoires et les tentatives de création de doublons avant d'élargir la connexion. Conservez un historique des transferts suffisant pour examiner les échecs, sans stocker de renseignements privés inutiles dans les journaux.
Une entente sur la responsabilité des dossiers
| Élément de données | Décision à consigner | Vérification |
|---|---|---|
| Identifiant du client | Qui le crée et comment les outils le mettent en correspondance | Identifiant manquant ou en double |
| Détails de facturation | Où les corrections autorisées sont effectuées | Champs requis pour votre processus de facturation |
| Portée approuvée | Quelle version fait autorité | Statut d’approbation et référence de version |
| Statut d’achèvement | Quel événement permet la mise à jour | Preuve et transition de statut valide |
Champs à titre indicatif, et non une recommandation de schéma pour toutes les entreprises. Appliquez vos propres exigences de confidentialité et de conservation.
Essayez-le dans votre organisation
- Choisissez un transfert de données et dressez la liste des champs dont le destinataire a réellement besoin.
- Convenez de la source faisant autorité et de la personne responsable des corrections pour chaque champ.
- Examinez un petit échantillon approuvé pour repérer les valeurs manquantes, contradictoires ou en double.
- Testez manuellement le processus de correction avant d’autoriser les transferts automatiques.
Comment savoir si cela a été utile
Suivez la proportion des enregistrements transférés qui sont rejetés ou corrigés, les erreurs récurrentes par cause et le délai de résolution des exceptions. Conservez les mêmes vérifications et la même méthode d’échantillonnage au fil du temps. Un nombre d’erreurs plus faible n’est pas significatif si des vérifications ont été désactivées ou si des enregistrements problématiques ont été exclus.
Sources et notes de révision
- [1]Lignes directrices sur la qualité des données
Gouvernement du Canada · January 10, 2024
- [2]Le cadre gouvernemental de qualité des données
Gouvernement du Royaume-Uni · December 3, 2020
Il s’agit de recommandations de conception opérationnelle, et non de garanties en matière de confidentialité, de sécurité ou de conformité réglementaire. Examinez les contrôles avec les personnes responsables des données de votre organisation.