Amélioration des flux de travail
Préparez vos soumissions plus vite sans sous-facturer
Uniformisez la préparation des soumissions pour que la rapidité vienne de la préparation, et non de l’omission du calcul des coûts.
Les soumissions prennent des jours parce que chacune est recréée de mémoire, et celles préparées à la hâte omettent discrètement des coûts qui étaient ‘évidents’ pour leur auteur.
La rapidité repose sur une structure reproductible : des composantes de coûts standard, des tarifs à jour au même endroit et une règle de révision pour les cas inhabituels.
Décomposez chaque soumission selon les mêmes éléments
La lenteur des soumissions vient surtout des décisions à reprendre, pas des calculs. Main-d’œuvre, matériaux, sous-traitants, déplacements, frais généraux et marge sont réévalués à zéro chaque fois, et la pression du temps entraîne des oublis.
Définissez une liste d’éléments standard pour vos types de travaux courants. Une soumission devient un assemblage, pas une rédaction : choisissez les éléments, indiquez les quantités, appliquez les tarifs en vigueur.
Conservez les tarifs dans un seul endroit tenu à jour. Si le prix d’un matériau se trouve dans un courriel de fournisseur datant de mars, chaque soumission cache une tâche de recherche.
Ciblez la vérification là où se trouve le risque
Vérifier chaque soumission ralentit tout; ne rien vérifier ouvre la porte aux erreurs coûteuses. Fixez un seuil—selon la valeur, la marge ou le type de travaux—au-delà duquel une deuxième personne vérifie la soumission avant son envoi.
La vérification doit être précise : tous les éléments standard sont-ils présents, les tarifs sont-ils à jour, la marge résiste-t-elle au rabais envisagé? Une liste de vérification vaut mieux qu’un simple ‘ça semble correct’.
Consignez les hypothèses avec la soumission. Pendant les travaux, comparer les résultats réels à la soumission vous permet d’affiner vos calculs de coûts. Une soumission impossible à comparer à la réalité ne vous apprend rien.
Bouclez la boucle avec les contrats remportés et perdus
Suivez le délai de préparation des soumissions, le taux de succès et—surtout—les coûts estimés par rapport aux coûts réels des contrats remportés. Une sous-estimation chronique d’un élément est un problème de données que vous pouvez corriger.
Attribuez un code de motif aux soumissions perdues, même approximatif : prix, échéancier, portée, aucune réponse. Les tendances dans les pertes sont des renseignements sur le marché que vous avez déjà payés.
Résistez à la tentation de copier la soumission de l’an dernier en changeant les dates. Les travaux similaires sont un point de départ pour la structure, pas pour les prix.
Une structure de soumission à définir une seule fois
| Élément | À consigner |
|---|---|
| Éléments | Les postes de coûts standard pour chaque type de travaux courant |
| Tarifs | Où se trouvent les tarifs actuels de main-d’œuvre et de matériaux, et qui les met à jour |
| Règle de vérification | Le seuil qui déclenche une deuxième vérification, et qui l’effectue |
| Hypothèses | Ce qui est consigné avec chaque soumission pour comparaison ultérieure |
| Suivi | Comment sont analysés les contrats remportés ou perdus et les coûts estimés par rapport aux coûts réels |
Une structure générale. Les travaux réglementés ou soumis à un appel d’offres peuvent imposer des exigences supplémentaires.
Essayez-le dans votre organisation
- Choisissez votre type de travaux le plus courant et rédigez sa liste d’éléments standard.
- Préparez les soumissions pour les cinq prochains travaux à partir de cette structure; consignez le temps consacré à chacune.
- Comparez les coûts estimés aux coûts réels des premiers travaux terminés.
- Ajustez la liste d’éléments et les tarifs selon les résultats de la comparaison.
Comment savoir si cela a été utile
Suivez le nombre médian d’heures entre la demande et l’envoi de la soumission, l’exhaustivité au premier envoi (soumissions retournées pour des coûts manquants) et la marge estimée par rapport à la marge réelle des travaux terminés. Des soumissions plus rapides avec une marge en baisse ne sont pas une amélioration.
Sources et notes de révision
- [1]Ressources sur le calcul des coûts et la tarification pour les petites entreprises
BDC (Banque de développement du Canada)
Vos pratiques de soumission sont liées à vos contrats et à vos obligations en matière de protection des consommateurs. Faites réviser vos conditions standard de soumission par un conseiller qualifié.